Как бизнесу перейти на удаленную работу

Переход бизнеса на удаленную работу сопряжен с большим количеством вопросов, поэтому мы решили предоставить ответы на них в виде пошагового руководства. Это решение позволит не только сократить расходы на аренду офисов, транспорт для руководящих звеньев, но и повысить эффективность рабочего процесса, следовательно, увидеть больший доход. 

Краткий план действий

Чтобы реализовать поставленную цель, необходимо разбить ее на несколько простых задач, которые останется решить самостоятельно или делегировать помощникам. 

Процедура перевода бизнеса на удаленную систему работы осуществляется всего в 3 этапа:

1. Подготовка.

2. Работа с кадровой службой/HR-отделом.

3. Действие. 

На каждом из шагов есть свои подводные камни, тормозящие процесс. Выявление таковых в теории позволит избежать или минимизировать их на практике. Давайте разбираться. 

Шаг 1: Подготовительный этап

Первый этап по праву считается подготовительным, так как заключается в осознании реальности перевода бизнеса на удаленный формат работы. Для этого необходимо:

• Определиться с группами сотрудников, способных продолжать трудовую деятельность без снижения продуктивности;

• Провести анализ соответствия рабочих мест требуемым нормативам/характеристикам;

• Уведомить IT-отдел о намерении;

• Обеспечить бесперебойную работу разработанной ранее системы. 

Основными трудностями на этом этапе являются: неготовность сотрудников вести трудовую деятельность дистанционно, несоответствие «железа», хлипкость рабочей системы.  

Выявление сотрудников для дистанционной работы 

Владельцам производственных предприятий необходимо понять, что полный перевод на дистанционный формат работы неосуществим. В этом случае на дистанционную работу могут быть переведены представитель отдельных профессий: маркетологи, менеджеры, бухгалтера, юристы, управленческий персонал и т.д. 

Устройства для работы

Сотрудникам придется работать на личных устройствах. Их необходимо проверить на ключевые показатели (мощность, характеристики видеокарты, операционной системы и т.д.). Кроме того, лучше назначить ответственного за консультацию по установке программ и получению доступов, чтобы самому не отвлекаться на бытовые вопросы.

Подобрать рабочие инструменты

Учитывая задачи, функции и особенности работы персонала, необходимо сформировать софт-пакет, не стесняющий трудовую деятельность сотрудников. В нем могут быть:

• Софт для управления персоналом (позволяет формировать, распределять задачи между сотрудниками и отслеживать сроки их реализации). Например, Asana, Битрикс24.

• Приложения для проведения видеоконференций (подходит для обучения, встреч с клиентами и т.д.). Например, GoToMeeting, Zoom.

• Чаты для общения персонала (для уточнения данных, помощи друг другу и т.д.). Например, Telegram, Slack.

• Сервисы для обмена и хранения документации/базы данных (единая база с доступом для всех сотрудников позволит максимально упростить рабочий процесс). Например, Dropbox, Mega.nz.

Важно понимать, что можно обойтись всего несколькими сервисами, сочетающими в себе широкий спектр возможностей: от простого чата до видеоконференций. 

Шаг 2: Работа HR-отдела и юристов

На этом этапе руководству необходимо подготовить HR-специалистов и сотрудников кадровой службы к переводу обозначенного персонала на другую форму трудовой деятельности. 

Им придется:

• пересмотреть трудовые договора;

• составить доп. соглашения;

• произвести согласование с сотрудниками, ведь не каждый из них согласится работать удаленно. 

При согласии сотруднику останется подать соответствующее заявление и заключить договор с компанией, приняв изложенные там права, обязанности и новые принципы ведения трудовой деятельности. В случае предвидения возникновения пробелов на рабочих местах, необходимо активизировать HR-сотрудников. Подбор персонала должен производиться уже с учетом перевода бизнеса на удаленную работу. Также важным этапом становится переоформление документации в соответствующих органах с учетом специфики бизнеса и требований регулирующих органов. 

Существенным плюсом станет автоматизация части рабочих процессов. Например, можно перевести бухгалтерию в онлайн, внедрить электронный документооборот и т.д. Данные решения позволят не только сэкономить время, нервы, но и финансы владельцам бизнеса. 

Шаг 3: Реализация 

Получив права на ведение дистанционной деятельности, остается подготовить сотрудников к переходу на новый формат трудовой деятельности. Для этого необходимо:

• Провести предварительное обучение – рассказать о новых сервисах и приложениях – их назначении, функционале;

• Объяснить принципы формирования задач и особенности их распределения, принятия и сдачи;

• Создать учетные записи для сотрудников.

У сотрудников на первых порах возникнет масса вопросов. Для того чтобы ответственным за консультации было легче работать можно создать отдельный чат «Техническая поддержка», чтобы не засорять эфир рабочих процессов. Об этом стоит побеспокоиться заранее – еще на подготовительном этапе. 

Четкие правила сотрудничества

С переходом на удаленную работу сотрудникам необходимо доступно объяснить новые принципы и правила работы целеустремленной компании:

• Удаленная работа – это работа, идентичная выполняемой ранее, только осуществляемая из дома. 

• Софт – основной инструмент компании, в котором размещаются актуальные вопросы, ставятся планы на месяц, неделю, сутки. Просматривать его необходимо, как и составлять отчеты о проделанной работе. 

• Для решения сложных ситуаций существует формат видеоконференций. Если в режиме офлайн данная ситуация требовала бы встречи с руководством, то почему на удаленной работе ситуация должна быть иной? Онлайн-встречи – отличный помощник как для руководства, так и персонала. 

• Все договоренности в обязательном порядке должны быть зафиксированы в письменном виде. Если вы созвонились и обсудили что-то, важно после созвона написать follow-up письмо с основными оговоренными моментами.

 

И напоследок простой совет: не «бросайте сотрудников на произвол», проводите утренние пятиминутки или получасовые онлайн-встречи в конце недели для подведения итогов и выставления новых планов. Поддержка командного духа, следовательно, реализация поставленных целей компании – основная задача руководителя.