12 лучших инструментов для перехода на “home office”

При переводе бизнеса на дистанционную форму работы руководители сталкиваются с трудностями: коммуникация с сотрудниками, организация трудовой деятельности и управление персоналом, быстрая передача информации, совместный анализ отчетов и т.д. Устранить вопросы и грамотно выстроить рабочие процессы в кратчайшие сроки позволит подборка инструментов для удаленной работы. 

Как выбрать пакет инструментов?

  1. Определить круг задач.

  2. Исходя из сформулированных задач, определиться с нужными

  3. Установить выбранное приложение, протестировать, подключить корпоративный доступ, настроить чаты и т.д.

  4. Предоставить сотрудникам актуальную информацию по установке и нормам работы и начать работать. 

Специально для вас мы собрали актуальные инструменты под основные задачи, с которыми встречается бизнес, переходя на удаленную работу.

1. Коммуникация внутри команды

  1. Telegram 

Практичное приложение, присутствующее сегодня в устройствах многих. Позволяет как создавать групповые чаты, так и вести канал с новостями \ задачами компании для одновременного оповещения сотрудников.

Достоинства:

  • Бесплатный и без рекламы;

  • Возможность текстовых, аудио и видеосообщений, индивидуальных аудиозвонков;

  • Разрешает создавать чаты и объединять их в папки;

  • Данные хранятся в облаке, нет ограничений на количество чатов и размер документов;

  • Хорошо защищен от взлома, есть возможность создания секретных закодированных чатов.

Из недостатков – отсутствие поддержки видеоконференций.

 

Удобный сервис для компании, в которой есть много отделов, но не всем обязательно нужно общаться между собой. Slack представляет собой множество чатов для групповых и личных переписок с возможностью комментирования, “тегания” коллег, обмена документами и видеозвонков.

Достоинства:

  • Организация каналов по темам;

  • Быстрая интеграция с Google Docs, Google Drive, Google Hangouts, Trello, DropBox и др.;

  • Видеоконференция;

  • Высокая скорость передачи информации;

  • Возможность закрепления отдельных записей;

  • Создание задач и отслеживание выполнения.

Привлекать к применению сервиса можно и клиентов, создав определенный канал для них (на 1 клиента – 1 чат). Таким образом, на выставленный заказчиком вопрос ответ будет дан в кратчайшее время одним или несколькими специалистами, занимающимися решением этой задачи (в удобном формате: текстовое сообщение, аудиозапись или видеоформат). 

Есть бесплатный тариф и пакеты услуг по 8 и 15$ в месяц.

 

Бесплатное приложение для удобного планирования и проведения видеосозвонов. Сотрудники будут получать приглашения на видеоконференцию через электронную почту с указанием даты и времени проведения трансляции. 

Достоинства:

  • Бесплатный;

  • Формирование групповых чатов вместимостью до 150 участников, а до 1 июля 2020 до 250 человек;

  • Установка статусов у пользователей;

  • Можно отправлять короткие текстовые сообщения;

  • Сервис отображает, до какого сообщения прочел переписку каждый из участников чата.

 

Zoom предназначен для проведения видеоконференций и онлайн-встреч. У участников есть чат, можно демонстрировать экран и обмениваться документами. Также через Zoom можно сохранить прошедший созвон.

Достоинства:

  • Стабильное соединение;

  • Низкие требования к оперативной памяти устройства;

  • Наличие функции «Демонстрация экрана» и онлайн-доски;

  • Возможность организатора созвона включать и выключать микрофоны участников;

  • Сохранение видео созвона;

  • Бесплатные функции IP-телефонии на более 55 стран.

Продолжительность бесплатной видеоконференции до 40 мин, далее платно.

2. Управление командой

  1. Asana

В Asana можно формировать задачи, вести беседы в чатах, вставлять файлы из Google Drive, Dropbox. Встроенный календарь и панель проектов позволят не упустить дедлайны. 

Достоинства:

  • Удобный дашборд с задачами;

  • Разделенные рабочие столы (личный и для работы в команде);

  • Настройка доступности для остальных участников - ко всему столу или отдельным файлам;

  • Опция «Анализ эффективности деятельности команды» для платных аккаунтов;

  • Загрузка файлов из Google Drive и Dropbox;

  • Кастомные поля и таймлайн;

  • Прикрепление ярлыков к задачам.

Asana – бесплатный сервис, платные аккаунты для корпоративных клиентов стоят 11$ и 25 $ в месяц.

 

Glip – сервис по работе в команде с удобными чатами, возможностью постановки задач и обменом документами. 

Достоинства:

  • Видеочат;

  • Возможность одновременного доступа к документации со стороны нескольких сотрудников;

  • Интеграция с Google Drive, Dropbox, Outlook;

  • Почтовые вложения, push-уведомления на имейл;

  • Командный календарь;

  • Неограниченный доступ к хранилищу;

  • Неограниченное число сотрудников.

Для работы можно выбрать как бесплатную версию, так и согласиться на платный тариф (от 5$).

 

Jira помогает с планированием, распределение заданий между сотрудниками, работе с документами. Вы можете полностью настроить систему под свои нужды: фильтры, Workflow, формы, состояния. Является лидером в сфере багтрекинга и прекрасно подходит разработчикам ПО.

Достоинства:

  • Scrum-доски, Kanban-доски;

  • Настраиваемые фильтры;

  • Наличие API и более 100 плагинов;

  • Четкая система постановки и выполнения задач;

  • Формирование отчетов.

Бесплатная версия подходит для компаний до 10 чел., платный тариф стоит от 7$.

 

Serene – бесплатный инструмент, повышающий производительность персонала. Основной целью инструмента является – ориентация сотрудника на выполнении единственной поставленной задачи. Это реализуется путем блокировки ненужных веб-ресурсов, приложений, установки режима работы «Не отвлекать». 

Достоинства:

  • Отличный планировщик;

  • Распределение времени работы по задачам в режиме реального времени;

  • Блокировка отвлекающих факторов;

  • Наличие функций «Списки дел» и «Таймер» позволяют руководству отслеживать производительность персонала и выявлять недобросовестных. 

Пробная версия дается только на 2 недели (срок отсчитывается от даты регистрации), после плата за пользование составит 4$/месяц.

 

Trello позволяет создавать доски с карточками. Каждая карточка - это задача, где есть чат, можно прикрепить ссылки и документы, ставить теги и дедлайны на исполнение.

Достоинства:

  • Удобный обзор задач;

  • Автоматический контроль дедлайнов;

  • Оповещения по почте;

  • Неограниченное число персональных досок и карточек;

  • История действий команды или одного человека;

  • Интуитивно очень простой интерфейс.

Бесплатного тарифа хватит для стандартной компании, но есть и расширенная бизнес-версия  от 9.99$ в месяц.

3. Хранение и обмен документацией

Обмениваться файлами можно в рассматриваемых ранее сервисах, мессенджерах и приложениях. Однако, хранилище должно быть единым для всех. 

Достоинства:

  • Разные форматы документов;

  • Хранение и возможность восстановления утраченных документов (вносимых правок – не позднее 30 суток);

  • Подходит для устройств с разной операционной системой;

  • Вносить правки можно прямо в хранилище, под присмотром нескольких пользователей.

Бесплатно предоставляется 15 ГБ, при необходимости увеличения облачного пространства придется доплатить за каждые 100 Гб порядка 1.99 $/ месяц. 

 

Достоинства:

  • Бесперебойная передача любых файлов;

  • Формирование внешних ссылок доступа;

  • Хранение размещенной информации;

  • Удобная работа команды (можно создавать задачи, вносить коррективы в документы и т.д.).

 

Достоинства:

  • Надежное хранилище;

  • 50 Гб предоставляются после регистрации;

  • Быстрые передачи информации;

  • Сквозное шифрование, материалы защищены от хакеров;

  • Возможность управления пользователями;

  • Расширенный функционал: общение в чате, видео/аудиоформатах, передача данных и т.д.

  • Создание ключа доступа для ссылок.

 

Как видите, существует множество удобных инструментов для удаленной работы. Они помогают автоматизировать рутинные действия, обмениваться файлами, организовать постановку задач и следить за их выполнением. Возможно, некоторых вы будете придерживать даже если вы выйдете из режима “home office”.

Готовы сотрудничать?