Как управлять командой на удалёнке

Чтобы удаленный формат работы был успешен как для сотрудников, так и для руководителей, между ними должны быть хорошие и доверительные отношения. Что еще важно учитывать при управлении командой «из дома» и как делать это правильно, читайте в нашей статье.

1. Коммуникация

Одна из главных проблем, с которой сталкиваются и руководители, и подчиненные, работая дома, заключается в недостатке коммуникации или ее отсутствии. Находясь вне офиса, сложно проконтролировать, как каждый из сотрудников выполняет свои задачи. Рекомендуем следовать нехитрым правилам.

Постоянно общайтесь

Пока вы обсуждаете важные дела с руководителями отделов, рядовые сотрудники могут отмалчиваться и заниматься нерабочими делами. Возьмите за правило ежедневное формальное и неформальное общение. Здоровайтесь и выкладывайте план работы на день в общем чате, решайте важные вопросы при помощи видеоконференций, все встречи заканчивайте подведением итогов и дублируйте эту информацию в письме— такие мероприятия позволят держать коллег в тонусе.

При активном использовании чатов обяжите сотрудников поставить на аватарки реальные фотографии. Это помогает поддерживать личный контакт и командный дух.

Не переборщите с развлечениями

Рано или поздно вы столкнетесь с ситуацией, когда один из сотрудников пришлет в общий чат смешной мем, а остальные начнут его обсуждать и бурно реагировать, превратив тем самым все во флуд. Чтобы обезопасить рабочие коммуникации от ненужной информации, но не растерять при этом командный дух, создайте «флудилку» в Telegram или WhatsApp. Следить за ней тоже не помешает: вдруг некоторые сотрудники будут делиться развлекательным контентом, вместо того, чтобы работать?

Не забывайте про обратную связь

Когда человек не видит собеседника, ему гораздо проще высказать мнение о работе коллектива, своих проблемах и недовольствах. Обращайте внимание на подобные сообщения в чатах, задавайте вопросы сами или создайте анонимную форму для замечаний — чем быстрее вы поймете, что или кто тормозит рабочий процесс, тем быстрее наладите его эффективность.

Делитесь важной информацией

Чтобы сотрудники, работающие удаленно, продолжали чувствовать себя частью команды, делитесь с ними важной информацией. Раз в неделю или месяц делайте почтовые рассылки с новостями о компании, где будут отмечены достижения, ключевые точки развития, результаты работы отдельных подчиненных и отделов в целом. 

Нелишним будет отправлять сотрудникам полезные материалы для работы — например, кейсы других предприятий, новости об отрасли, в которой вы ведете деятельность, интересные сервисы.

2. Продуктивность

Работа из дома не должна сказаться на ее результатах. Подчиненные должны понимать, что поменялось только место: все выполняемые ранее задачи как минимум остались такими же, как максимум — появились дополнительные.

Определите правила

Время начала и окончания работы, перерывы на обед и на перекур, еженедельные планерки, KPI с понятной системой вознаграждения — все это должно быть понятно каждому из сотрудников. Если большинству, как и вам, удобно начать свой рабочий день не в 10:00, а в 9:00 — сделайте это.

Не забудьте проговорить и такой важный момент, как время окончания работы. Не стоит превращать рабочий день в рабочий вечер и ночь — рано или поздно это демотивирует и заставит подчиненного притворяться, что он загружен. В худшем случае приведет к его уходу.

Собирайте отчеты о проделанной работе

Проговорите с сотрудниками, что в конце каждого рабочего дня или недели (зависит от количества и срока задач) они должны присылать вам отчет о проделанной работе. Лучше, если он будет приходить на почту или отражаться в заранее созданной для этого таблице. Так вы сможете контролировать выполнение работы и легко определять, кто из подчиненных несерьезно относится к удаленке.

Внедряйте специальные проекты

Выполняя ежедневно одни и те же операции, некоторые сотрудники быстро могут заскучать. Ведь если работа в офисе была связаны со множеством других людей, до нее нужно было добираться и черпать вдохновение, то рутина этим похвастаться на может. Делайте новые спецпроекты, которые заставят сотрудников выйти из зоны комфорта и взаимодействовать с другими отделами и подрядчиками. Это бодрит, развивает и дарит ощущение движения вокруг.

3. Корпоративная культура

Для правильной организации удаленной работы вы должны приучить сотрудников решать проблемы самостоятельно. Не устанавливается нужное приложение? Дайте ему время, чтобы разобраться, а не отвлекать других коллег и вас расспросами.

Если подчиненный не может найти номер телефона своего коллеги из другого отдела или забыл какие-то данные о компании, отправляйте его на корпоративный сайт, внутренние базы данных и регламенты работы.

Кроме того, руководителю необходимо быть в курсе бытовых условий сотрудников. Не у каждого есть личный кабинет и возможность запереться в нем для работы. Берите во внимание домашние проблемы и обязанности, а также простые человеческие ситуации. Например, простуду, плохое самочувствие или необходимость помочь пожилым родственникам. Если подобные ситуации повторяются с высокой периодичностью, с работником стоит провести беседу. Не прекратятся — задуматься о необходимости такого человека в команде.

Стремление бесконечно держать руку на пульсе, проверять все и вся, контролировать каждый диалог в чате или звонок — не лучшее свойство руководителя. Если подчиненные нуждаются в таких «пинках», значит, вы либо ошиблись при формировании команды, либо допустили ошибки в организации удаленной работы.

Последнее и главное

При удаленной работе правила и особенности контроля важно установить не только для подчиненных, но и для себя:

1. Всегда будьте на связи в установленные рабочие часы.

2. Определите собственные глобальные и более мелкие задачи.

3. Не забывайте про тайм-менеджмент.

4. Заносите встречи и дела в календарь.

5. Сохраняйте рабочий настрой, даже если хочется подольше поспать или весь день ходить в любимой пижаме.

6. Излучайте уверенность, спокойствие и позитив.

 

Руководитель — пример для подражания сотрудникам. Ежедневно показывая на собственном примере, как нужно работать на удаленке, вы закрепите требуемую модель поведения и повысите командный дух